Panel Cyswllt Digwyddiadau

Bydd cynrychiolwyr y Panel Cyswllt Digwyddiadau yn rhoi cyngor arbenigol i Drefnwyr Digwyddiadau a Rheolwr Digwyddiadau’r Parciau yn ystod y cam cynllunio manwl. Maent yn ymwneud â sicrhau y bydd y digwyddiad yn cael ei gynnal yn ddiogel ac y caiff yr holl ddyletswyddau statudol eu cyflawni.

Mae’r panel yn cyfarfod unwaith y mis i asesu goblygiadau Iechyd a Diogelwch y digwyddiadau a gynlluniwyd yn y ddinas a chynorthwyo trefnwyr digwyddiadau i sicrhau diogelwch pawb sy’n bresennol.  Nid yw’r panel yn gwneud penderfyniadau ar ran yr awdurdod lleol gan mai gwasanaeth cynghori yn unig ydynt.  

Gall panel nodweddiadol gynnwys cynrychiolwyr:

• Gwasanaeth Ambiwlans                                                    
• Glanhau
• Peiriannydd Trydanol                                                     
• Cynllunio at Argyfwng
• Iechyd yr Amgylchedd (Hylendid Bwyd)
• Gwasanaeth Tân                                                                
• Trwyddedu                                                                     
• Llygredd Sŵn
• Rheoli Llygredd                                                        
• Heddlu De Cymru
• Peiriannydd Strwythurol (i gael cyngor ar strwythurau dros dro)
• Safonau Masnach

Bydd cynrychiolydd o’r Adran Parciau yn mynychu ac yn cynghori ar faterion sy’n benodol i safle eich lleoliad dewisol.

Bydd yn ofynnol i Drefnwyr Digwyddiadau gydymffurfio â gofynion cynrychiolwyr Panel Cyswllt Digwyddiadau a chyfeirir at hyn yn eich Llythyr Amodau.

Pa ddigwyddiadau fyddai’n cael eu cyfeirio at y Panel Cyswllt Digwyddiadau?

Bydd angen i Banel Cyswllt Digwyddiadau graffu ar ddigwyddiad yn seiliedig ar y risg y mae’n ei gyflwyno i iechyd a diogelwch y cyhoedd.

Mae’r penderfyniad hwn yn seiliedig ar y meini prawf canlynol:

• Maint y digwyddiad
• Y gweithgareddau sy’n gysylltiedig â’r digwyddiad
• Y gynulleidfa darged
• Lleoliad ac amser y digwyddiad
• Hyrwyddwr y digwyddiad (mae’n debygol y bydd yn ofynnol i hyrwyddwyr newydd neu hyrwyddwyr sydd â hanes o gydymffurfiaeth wael fynd gerbron Panel Cyswllt Digwyddiadau)

Cadeirydd y Panel Cyswllt Digwyddiadau fydd yn penderfynu p’un ai a fydd gofyn i ddigwyddiad fynd gerbron Panel Cyswllt Digwyddiadau, neu efallai y gofynnir i chi gyflwyno gwaith papur ar gyfer gwneud asesiad yn y swyddfa.

Cyflwyno dogfennau o flaen llaw – Rhestr Wirio Trefnydd y Digwyddiad

Dylech gyflwyno’r dogfennau canlynol erbyn y dyddiad a bennwyd (tua 3 wythnos cyn eich cyflwyniad):

• Rhestr Wirio Trefnydd y Digwyddiad wedi ei chwblhau
• Cynllun safle manwl
• Disgrifiad amlinellol o’r digwyddiad gyda’r niferoedd y mae disgwyl iddynt fynychu a gwybodaeth ddemograffig ddangosol am eich cynulleidfa.
• Manylion cyswllt ar gyfer Trefnydd y Digwyddiad a phersonél allweddol eraill drwy gydol y cyfnod adeiladu, clirio a chyfnod y digwyddiad.
• Asesiad Risg digwyddiad sy’n nodi’r holl beryglon posibl a pha gamau y byddwch yn eu cymryd i leihau’r risgiau.
• Asesiad Risg Tân

Sut mae Panel Cyswllt Digwyddiadau’n gweithio?

Gwahoddir Trefnydd y Digwyddiad i gyflwyno ei gynigion ar gyfer y digwyddiad i’r panel.  Cyflwyniad llafar fydd hwn a gellir cynnwys dogfennau a/neu sleidiau. Rôl y Panel Cyswllt Digwyddiadau yw ystyried y goblygiadau i ddiogelwch y cyhoedd ar gyfer unrhyw ddigwyddiad a ddygir ger eu bron ac yna rhoi sylwadau adborth a chyngor ar eu maes arbenigedd penodol.

O ganlyniad i adborth y Panel Cyswllt Digwyddiadau, efallai y bydd gan drefnwyr nifer o gamau i’w gweithredu a bydd gofyn iddynt ddarparu tystiolaeth bod y rhain wedi’u cwblhau.

Efallai y bydd hefyd yn ofynnol i rai cynrychiolwyr y Panel Cyswllt Digwyddiadau ymweld â’r safle cyn i’r digwyddiad agor er mwyn gallu sicrhau bod y realiti ar y tir, yn cyfateb â’r cynlluniau a gyflwynwyd i’r Cyngor, a bod risgiau’n cael eu rheoli’n ddigonol ar y safle.

Sylwch: Codir tâl am rai o wasanaethau’r Panel Cyswllt Digwyddiadau, rhoddir manylion yn eich llythyr Amodau Llogi.

Sylwch fod rheoli risg yn parhau i fod yn gyfrifoldeb ar Drefnydd y Digwyddiad bob amser, gall Cyngor Caerdydd ddarparu cyngor a chymorth ond nid yw’n derbyn unrhyw gyfrifoldeb nac atebolrwydd am risgiau a chanlyniadau o ganlyniad i’ch digwyddiad.

Canllawiau’r Awdurdod Gweithredol Iechyd a Diogelwch